Jak efektivně řídit malou firmu od poptávky po fakturu

V začátcích podnikání si člověk vystačí s hlavou, e-mailem a špetkou improvizace.

Když firma povyroste, obvykle to začne skřípat. S růstem totiž přichází nejen víc práce, ale i větší nároky na řízení. Pokud nechcete, aby vás pohltila operativa, je třeba dát věcem systém. Díky přehlednému řízení zakázek můžete růst rychleji a s menším stresem.

Ale jak na to? O praktické tipy se podělili specialisté z českého all-in-one systému Caflou, který malým firmám pomáhá mít pod kontrolou projekty, tým i finance.

S růstem firmy roste i chaos

Freelanceři a malé týmy často fungují v módu „hlavně to nějak zvládnout“. S klienty komunikují přes e-mail, WhatsApp i Messenger, termíny zapisují do kalendáře v mobilu, úkoly do to-do aplikace a faktury tvoří Excelu. Účetnictví? To řeší účetní. A cash flow? No... podle zůstatku na účtu.

Tento přístup je jednoduchý a nevyžaduje velké investice. Dva klienty zvládnete uřídit. Ale co když jich máte deset, patnáct nebo třicet? S každou zakázkou narůstá množství informací, máte víc peněz v oběhu, větší tým – a hlavně víc zodpovědnosti.

Najednou zjistíte, že vám sem tam uteče termín, zapomínáte fakturovat nebo nevíte, na kterých zakázkách jste kolik vydělali. Administrativa se kupí a začínáte se topit v detailech. Je to přirozená fáze růstu. A právě v té chvíli přichází čas se zastavit a zamyslet, jak lépe řídit firemní procesy.

Typická cesta zakázky nebo projektu

Na první pohled to zní jednoduše. Klient napíše, vy mu něco nabídnete, on to odsouhlasí a vy to uděláte. Ale když se na průběh podíváme zblízka, ukáže se, že každou zakázku provází překvapivé množství kroků a úkolů.

Tohle všechno (často i nevědomky) nejspíš běžně řešíte:

1. Přijde poptávka – e-mailem, přes formulář na vašem webu nebo třeba telefonicky.

2. Zanesení potenciálního klienta do systému – nebo vše řešíte v e-mailu a doufáte, že nezapomenete odpovědět.

3. Příprava nabídky – kalkulace, formátování, někdy opakované úpravy.

4. Schválení nabídky klientem – někdy jen ústně, jindy formálněji (a dohledat to po čase bývá oříšek).

5. Plánování zakázky – rozdělení do dílčích úkolů, přiřazení odpovědných osob, nastavení termínů.

6. Práce na zakázce – měření času, komunikace s klientem, revize, úpravy.

7. Fakturace – na základě odvedené práce, dle nabídky nebo ceníku, někdy najednou, jindy po etapách.

8. Sledování platby – kontrola bankovního účtu, jestli „už to cinklo“.

9. Vyhodnocení zakázky – vydělali jsme? Kolik času nám projekt zabral? Co na výsledek říká klient?

A to jsme vynechali ostatní detaily a podpůrné činnosti jako zálohové faktury, ukládání dokumentů, schvalování výdajů, hlídání rozpočtu, komunikaci v týmu nebo průběžný reporting. Tyto „neviditelné kroky“ spolykají další čas a energii.

Jak přestat hasit a začít řídit?

Pokud chcete udržitelně růst, být efektivní a mít firmu skutečně pod kontrolou, nestačí „jen“ dělat dobře svou práci. Potřebujete zakázky řídit vědomě a systematicky. Díky tomu získáte tři věci, které malým firmám často chybí:

• Čas. Automatizujete rutinu. Všichni ví, kdo, kdy a jak má co dělat. 

• Přehled. Máte jasno, v jaké fázi jsou vaše projekty a úkoly.

• Ziskovost. Víte, co vám nejvíc vydělává a kde máte rezervy.

K tomu vás dovedou smysluplně nastavené procesy a nástroje, které je podpoří.

Nejspíš už využíváte e-mail, účetní program, kalendář, možná i CRM nebo projektový systém. Řešením problému ale není další aplikace.

Častou chybou totiž je, že malé firmy své procesy „lepí“. Na každý nový problém přidávají další nástroj. Chtějí schvalovat nabídky? Najdou appku. Zjednodušit fakturaci? Přiberou jinou. Ale data nejsou propojená, ztrácí se kontext, a nakonec tráví víc času organizací práce než prací samotnou.

Proto si ze všeho nejdřív ujasněte, jak to u vás teď funguje:

• Kde komunikujete s klientem i kolegy? Jak si předáváte podklady?

• Jak spravujete úkoly, hlídáte termíny a rozpočet?

• Kde dochází k chybám nebo zpožděním?

• Máte přehled o financích? Jaká čísla chcete vidět?

• Které činnosti děláte opakovaně? Šly by automatizovat?

Pak si odpovězte na otázku, jak procesy vylepšit. Dejte dohromady svůj vlastní ideální průběh zakázky. Potom se můžete pustit do hledání nástrojů, se kterými ideál přetavíte v realitu.

Kombinace aplikací versus informační systém pro malé firmy

Sepište si, s jakými systémy teď pracujete, co vám skutečně pomáhá a co vás naopak brzdí. Někdy stačí chytře využít ty, které už máte. Jindy je lepší začít s čistým stolem.

Každý krok zakázky se dá řídit samostatně (CRM, fakturační systém, to-do list, aplikace pro měření času...), ale má to svá úskalí:

• Překlikáváte z jednoho nástroje do druhého a hledáte, kam jste co uložili.

• Platit spoustu aplikací může být nákladné, ale ve verzích zdarma nevydržíte věčně. Časem vás začne pálit omezení funkcí nebo počtu uživatelů.

• Systémy spolu nekomunikují a musíte přepisovat data.

• Přibývá práce se správou přístupů a hesel.

Ve chvíli, kdy vám množství aplikací začne přerůstat přes hlavu, máte dvě možnosti:

• Nástroje co nejvíc propojit skrze API například přes přímé integrace, platformy typu Make nebo s pomocí programátora. Tím část problémů vyřešíte.

• Sáhnout po all-in-one systému, který zastřeší všechny funkce, co potřebujete – nebo alespoň většinu.

Menší firmy s druhou možností často váhají. Obávají se, že podnikový informační systém je jen pro velké firmy se složitými procesy a bezednými rozpočty. Existují ale nástroje přímo určené pro menší hráče. Můžete buď využít různé low/no code platformy, kde si vytvoříte vlastní prostředí tak, jak potřebujete, nebo zvolit hotové řešení. Například Caflou nabízí komplexní funkce pro malé firmy bez zbytečných složitostí a za dostupnou cenu.

Podívejte se na rozdíl v nákladech mezi kombinací nástrojů a all-in-one systémem na příkladu marketingové agentury.

Porovnání nákladů na nástroje pro marketingovou agenturu s 15 členy týmu

(měsíční platby, ceny bez DPH, kurz EUR a USD ze dne 11. 4. 2025)

Na tomto příkladu je vidět nejen finanční úspora, ale i rozdíl v organizaci. Místo přepínání mezi čtyřmi aplikacemi má agentura vše pod jednou střechou a propojené, což šetří další čas, a tím pádem i peníze. Náklady se navíc nezmění, ani když tým vyroste o 35 nových lidí.

Při výběru řešení si však nastavte realistická očekávání. Nejspíš nenajdete jeden nástroj, kde vyřešíte kompletně všechno na 100 % a hned. A vlastně to ani není potřeba. Nejde totiž o dokonalost, ale o posun. Firma je živý organismus – nástroje i procesy proto postupně laďte podle toho, jak se vyvíjí. Každý krok dál vám pomůže, i kdyby byl malý.

Ukázka z praxe: jak vypadá řízení zakázky v Caflou

Abychom nezůstávali jen u teorie, podívejme se, jak může probíhat typický scénář od poptávky po fakturu v aplikaci Caflou.

1. Přichází poptávka

Zákazník napíše e-mail, vyplní formulář na webu nebo zavolá. V Caflou si hned zaznamenáte kontakt jako obchodní příležitost, případně se vám tam uloží rovnou z e-mailu či webu. K poptávce přiřadíte odpovědnou osobu a nic nezapadne.

2. Nabídka a schválení

Z předpřipravené šablony vytvoříte nabídku, kterou pošlete přímo z Caflou (nastavení umožňuje odeslat e-maily z aplikace přes vaši vlastní doménu). Klient může nabídku digitálně schválit nebo podepsat, což se hned zaznamená do systému.

Odeslání nabídky z Caflou a potvrzení přímo v e-mailu 

3. Projekt a úkoly

Z nabídky rovnou vytvoříte projekt. Pokud je standardizovaný, přes šablonu se automaticky vygenerují úkoly a přiřadí se jejich řešitelé. Se strukturou a fázemi nového projektu vám pomůže umělá inteligence integrovaná v Caflou. Nakonec nastavíte termíny a rozpočet.

4. Realizace a měření času

Průběh sledujete v kanbanu (nástěnka s přehledem úkolů) nebo Ganttově diagramu (zobrazuje fáze zakázky v čase). Tým měří a vykazuje čas u konkrétních úkolů. Sledujete průběžné náklady, výnosy i vytíženost lidí. Pro rychlou orientaci přijde vhod AI shrnutí komunikace nad projekty.

Přehled vytížení týmu v Caflou

5. Fakturace a platba

Po dokončení úkolů vystavíte a odešlete fakturu na pár kliknutí. Caflou ji zařadí do přehledu cash flow a hlídá, jestli dorazila platba, případně automaticky odešle upomínku.

6. Vyhodnocení

Na konci vidíte, jak dlouho zakázka trvala, kolik stála, kolik vydělala a co všechno ji ovlivnilo. Máte tak podklad pro cenotvorbu i plánování. Když si vytvoříte formulář pro zpětnou vazbu klientů, můžete informace také sbírat rovnou do Caflou.

Rozpočet a ziskovost projektu v Caflou

Všechno je propojené: CRM, nabídky, úkoly, komunikace, faktury i finance. Nic neřešíte nadvakrát, nic se neduplikuje a neztrácí.

Praxe ukáže, co vám sedne nejlépe

Když upravené procesy a nový systém vyzkoušíte v praxi, velmi rychle poznáte, zda vám budou vyhovovat – vlastní zkušenost je totiž nenahraditelná. Celou řadu nástrojů včetně Caflou můžete otestovat zdarma bez závazků.

Nemusíte ale znovu vymýšlet kolo. Nechte se inspirovat od odborníků a ostatních podnikatelů. Vyplatí se probrat zkušenosti se známými, co podnikají, nebo si domluvit konzultaci se specialisty. Na webu Caflou se můžete přihlásit na webinář nebo si přečíst případové studie z různých oborů od marketingových agentur po stavební firmy.

Změna neproběhne ze dne na den a něco stojí. Když se do toho ale pustíte s rozmyslem, investice se vám násobně vrátí. Ušetřený čas i peníze můžete využít jinde, a navíc máte přehled a větší klid. A to je (nejen) v malém podnikání k nezaplacení.